Logistyka sesji korporacyjnej dla 100+ osób: Kompletny przewodnik dla działów HR

Wizja sfotografowania stu pracowników brzmi jak organizacyjny koszmar? Chaos na korytarzach, przestoje w pracy i niezadowolony zarząd? Nie musi tak być. Przy odpowiedniej logistyce i współpracy z doświadczonym fotografem, sesja dla dużej korporacji może przebiec płynnie, szybko i – co najważniejsze – bez dezorganizacji pracy biura.

Jako fotograf realizujący sesje dla dużych zespołów (50, 100, a nawet 500 osób), wiem, że kluczem do sukcesu nie jest tylko aparat, ale **Excel**. W tym artykule pokażę Ci, jak zaplanować sesję korporacyjną krok po kroku, by HR mógł spać spokojnie.

01. Matematyka czasu: Ile to potrwa?

Najczęstszy błąd przy planowaniu? Zbyt optymistyczne założenia. „Przecież to tylko jedno zdjęcie” – myśli manager. Rzeczywistość jest inna: pracownik musi wejść, poprawić marynarkę, puder, ustawić się, zrobić kilka ujęć, wybrać to najlepsze.

02. Mobilne studio w Waszym biurze

Wysyłanie 100 pracowników do studia zewnętrznego to logistyczne samobójstwo. Dlatego to ja przyjeżdżam do Was.

Potrzebuję jedynie sali konferencyjnej o powierzchni min. 25-30 m². Przywożę tła, profesjonalne oświetlenie studyjne i stanowisko podglądu. Sala zamienia się w profesjonalne studio, a pracownicy muszą oderwać się od biurka tylko na 10 minut. To oszczędność setek roboczogodzin dla firmy.

03. Workflow: Jak uniknąć kolejek?

Kolejki na korytarzu to strata pieniędzy firmy. Mój system pracy eliminuje ten problem:

• Harmonogram (Doodle/Excel): Pracownicy zapisują się na konkretne sloty godzinowe.
• Stanowisko Wizażu: Zalecam zatrudnienie wizażystki, która matuje cerę przed wejściem na plan. To przyspiesza retusz i daje lepszy efekt.
• Tethering (Wybór na żywo): Aparat jest podłączony do dużego monitora. Pracownik od razu widzi swoje zdjęcie i wybiera to, które mu się podoba. Unikamy sytuacji: "nie podoba mi się, musimy powtórzyć".

04. Postprodukcja i pliki (Co z RODO?)

Dla działu HR kluczowy jest porządek w plikach. Przy 100 osobach, nazwy plików typu "DSC_9923.jpg" to koszmar.

Dostarczam materiał opisany według schematu: Imie_Nazwisko_Firma.jpg. Pliki są gotowe do wgrania do systemu, na stronę czy do stopki. Wspieram też firmy w kwestiach formalnych – przekazanie praw autorskich majątkowych jest standardem w umowie B2B.

05. Spójność to klucz (Brand Consistency)

Co jeśli zatrudnicie nowych pracowników za pół roku? Moim zadaniem jest stworzenie "Setupu" (ustawienia światła i tła), który jest powtarzalny. Zapisuję parametry sesji, dzięki czemu nowi pracownicy, sfotografowani za rok, będą wyglądali identycznie jak reszta zespołu. Spójność buduje profesjonalny wizerunek marki.

Planujesz sesję dla dużej firmy?

Zdejmij ten ciężar ze swoich barków. Zleć to profesjonaliście, który zadba o każdy aspekt logistyki i jakości.

O Autorze

Adam Stępień – fotograf biznesowy specjalizujący się w obsłudze dużych podmiotów korporacyjnych. Łączy artystyczne oko z korporacyjną dyscypliną i zrozumieniem procesów biznesowych.